Monitoring GPS pracowników — co wolno pracodawcy?

Pracodawca może stosować „inne formy monitorowania” niż kamery i kontrola poczty — w tym GPS — ale tylko w określonych celach i po uprzedzeniu pracowników. Poniżej najważniejsze zasady i sposób na kontrolę obecności bez ciągłego śledzenia.

Na jakiej podstawie?

Kodeks pracy od 2018 roku reguluje monitoring wizyjny (art. 22²) i monitoring poczty elektronicznej (art. 22³). Ten sam art. 22³ w § 4 pozwala stosować odpowiednio te zasady do innych form monitorowania — do nich zalicza się m.in. lokalizację GPS — jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania tajemnicy informacji.

Obowiązki pracodawcy

• Cel, zakres i sposób monitoringu trzeba określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (gdy firma nie ma regulaminu).
• Uprzedzenie pracowników — o wprowadzeniu monitoringu informuje się ich nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem.
• Nowy pracownik dostaje tę informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
• Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.
• Obowiązują zasady RODO — zwłaszcza minimalizacja danych: zbierasz tylko tyle, ile potrzeba do celu.

Ciągłe śledzenie czy potwierdzenie obecności?

Najwięcej wątpliwości budzi ciągłe śledzenie telefonu czy samochodu — także poza godzinami pracy. Tymczasem w większości firm wcale nie o to chodzi. Kierownik chce wiedzieć jedno: czy pracownik był w konkretnym miejscu, o konkretnej godzinie — na obchodzie, przy sprzątaniu, u klienta.

Do tego wystarczy zapisanie położenia w chwili potwierdzenia, a nie przez cały dzień. Tak działa Domic: pracownik przykłada telefon do naklejki NFC w punkcie, a system zapisuje godzinę i pozycję GPS tylko w tym momencie (oraz przy notatce i alarmie SOS). Poza tym telefon nie jest śledzony — to mniej danych osobowych i mniej powodów do sporu.

Jak wprowadzić kontrolę obecności krok po kroku

1. Określ cel (np. potwierdzenie obchodów, bezpieczeństwo pracownika — przycisk SOS).
2. Opisz zasady w regulaminie pracy lub obwieszczeniu: co jest zapisywane, kiedy i kto ma dostęp.
3. Poinformuj pracowników co najmniej 2 tygodnie przed startem, nowych — na piśmie przed rozpoczęciem pracy.
4. Wybierz rozwiązanie, które zbiera tylko potrzebne dane — np. potwierdzenia w punktach zamiast ciągłej lokalizacji.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem.